Регламент начисления и выплаты зарплаты за месяц

Часто возникает вопрос, а что и зачем нужно делать в программе Зарплата и Управление Персоналом, ред.3, чтобы получить оптимальный результат по корректности расчетов в части самой заработной платы, а также налогов и взносов с нее.

Итак, последовательность действий, которая поможет избежать ошибок в учете:

1. Кадровые документы. Внести документы Приема, Кадрового перевода, документы, которые описывают новое или измененное кадровое состояние сотрудника (будь то смена подразделения или изменение системы оплаты) за текущий месяц (рис.1).

Кадровые документы. Внести документы Приема, Кадрового перевода, документы, которые описывают новое или измененное кадровое состояние сотрудника (будь то смена подразделения или изменение системы оплаты) за текущий месяц (рис.1).


Рис.1

2. Ввести и рассчитать все документы отклонения. Для кадровика есть удобный журнал документов «Все отсутствия сотрудников». Это и Больничные листы, и Отпуск, и Командировки, и Отсутствия по невыясненной причине, и Отпуска за свой счет и прочие. Обращайте внимание на даты документов, а также период их регистрации, чтобы не получилось ситуации: документ от 20.02.2019, а Месяц в таком документе Апрель. Такое заполнение первичной информации повлечет за собой ошибки при расчете Налогов и Взносов, а, значит, и к неправильному автоматическому заполнению отчетности (рис.2).

Ввести и рассчитать все документы отклонения. Для кадровика есть удобный журнал документов «Все отсутствия сотрудников». Это и Больничные листы, и Отпуск, и Командировки, и Отсутствия по невыясненной причине, и Отпуска за свой счет и прочие. Обращайте внимание на даты документов, а также период их регистрации, чтобы не получилось ситуации: документ от 20.02.2019, а Месяц в таком документе Апрель. Такое заполнение первичной информации повлечет за собой ошибки при расчете Налогов и Взносов, а, значит, и к неправильному автоматическому заполнению отчетности (рис.2).


Рис.2

3. Уделите особое внимание документу Увольнение. До его оформления по данному сотруднику за текущий месяц должны быть внесены все документы, указанные ранее (если таковые имеются), у расчетчиков должны быть дозаполнены или внесены межрасчетные документы (такие как Разовые начисления, Премии, Доходы в натуральной форме, а также Работа в выходные или праздники или Сверхурочные, переработки и прочие). Предпоследним документом расчета должен стать Табель, заполненный в произвольном виде (дата окончания равна дате увольнения). И только после этого заполняется документ Увольнение (рис.3).

Уделите особое внимание документу Увольнение. До его оформления по данному сотруднику за текущий месяц должны быть внесены все документы, указанные ранее (если таковые имеются), у расчетчиков должны быть дозаполнены или внесены межрасчетные документы (такие как Разовые начисления, Премии, Доходы в натуральной форме, а также Работа в выходные или праздники или Сверхурочные, переработки и прочие). Предпоследним документом расчета должен стать Табель, заполненный в произвольном виде (дата окончания равна дате увольнения). И только после этого заполняется документ Увольнение (рис.3).


Рис.3

4. В зависимости от способа расчета Аванса, используемого в организации, не забудьте выплатить за текущий месяц Аванс. Если способ расчета указан Фиксированной суммой либо Процентом от тарифа, то просто заполните Ведомость с видом выплаты Аванс. Если Расчетом за первую половину месяца, то сначала заполните документ Начисление за первую половину месяца (При необходимости в силу специфики учета в каждой конкретной организации заполняется Табель за первую половину месяца), а затем – документ Ведомость с видом выплаты Аванс.

5. Во вторую половину текущего месяца повторить пункты с первого по третий включительно. А также внести в конце месяца информацию про межрасчетным начислениям (Премии, Разовые начисления и т.д.) (рис.4).

Во вторую половину текущего месяца повторить пункты с первого по третий включительно. А также внести в конце месяца информацию про межрасчетным начислениям (Премии, Разовые начисления и т.д.) (рис.4)



Рис.4

6. Напомним, что предпоследним документом расчета должен быть Табель, который заполняется на последний день месяца (рис.5).

Напомним, что предпоследним документом расчета должен быть Табель, который заполняется на последний день месяца (рис.5).


Рис.5

7. Последний шаг расчета – документ Начисление зарплаты и взносов. Почему он должен быть последним? Ответ прост: именно в этом документе происходит не только расчет зарплаты и НДФЛ, но и расчет взносов по всем начислениям, которые были зарегистрированы в текущем месяце (рис.6).

Последний шаг расчета – документ Начисление зарплаты и взносов. Почему он должен быть последним? Ответ прост: именно в этом документе происходит не только расчет зарплаты и НДФЛ, но и расчет взносов по всем начислениям, которые были зарегистрированы в текущем месяце (рис.6)


Рис.6

8. Проверка расчета взносов производится при помощи отчета Проверка расчета взносов (раздел Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам – Проверка расчета взносов).

Колонки ПФР (до превыш.) и ПФР (до превыш., расчетный) должны совпадать и числа в них должны быть черного цвета.

В первую колонку суммы попадают из вкладок документов Начисление зарплаты и взносов и Увольнение (программа допускает также там ручное редактирование).

Вторая колонка – расчет: колонка Облагаемая база умножается на процентные значения взносов, которые задаются в Учетной политике, в карточке Организации.

Если была допущена какая-либо ошибка в последовательности действий, то цвет этих чисел будет красным (рис.7). Для устранения ошибок достаточно вернуться в документ Начисление зарплаты и взносов, на вкладку Взносы и нажать на кнопку Пересчитать взносы. Провести документ и заново сформировать рассматриваемый выше отчет.

Если была допущена какая-либо ошибка в последовательности действий, то цвет этих чисел будет красным (рис.7). Для устранения ошибок достаточно вернуться в документ Начисление зарплаты и взносов, на вкладку Взносы и нажать на кнопку Пересчитать взносы. Провести документ и заново сформировать рассматриваемый выше отчет.



Рис.7

9. Суммы к уплате взносов за текущий месяц (после проверки) удобно брать из отчета Налоги и взносы (кратко) (раздел Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам – Налоги и взносы (кратко) (рис.8).

Суммы к уплате взносов за текущий месяц (после проверки) удобно брать из отчета Налоги и взносы (кратко) (раздел Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам – Налоги и взносы (кратко) (рис.8).


Рис.8

10. Не забывайте оформлять документы выплаты – Ведомости с необходимыми видами выплаты. Такие документы должны заполняться по кнопке заполнить (ручная корректировка доступна, но не желательна) (рис.9).

Не забывайте оформлять документы выплаты – Ведомости с необходимыми видами выплаты. Такие документы должны заполняться по кнопке заполнить (ручная корректировка доступна, но не желательна) (рис.9).


Рис.9

При соблюдении перечисленных выше шагов в Вашем учете зарплаты и взносов будет гораздо меньше ошибок. Не забывайте проверять себя после каждого окончательного расчета за месяц и помните: исправить ошибки гораздо легче по «горячим следам», чем вспоминать о них в конце каждого квартала при составлении отчётности.

Заказать внедрение 1С или сопровождение 1С можно, написав нам в форму обратной связи.
Калькулятор стажа в карточке Сотрудника Дни диспансеризации в программе 1С:Зарплата и Управление персоналом, ред.3